Conciliações do fechamento
Um lançamento salvo em planilha ou em um lote do ERP pode ainda não integrar o razão. A auditoria acompanha a passagem entre preparação, aprovação e contabilização, examinando os itens que ficaram pendentes no fechamento. Um documento de aprovação não comprova, por si só, a efetiva gravação contábil.
Quando esse exame faz sentido
O exame é útil quando o ERP permite estados intermediários, aprovações ocorrem em outra ferramenta ou há lotes rejeitados por período fechado. A conferência precisa diferenciar lançamento provisório de evento que já deveria estar registrado.
Roteiro de conferência
- Inventariar lotes preparados e aprovados próximos ao fechamento, identificando estado, responsável e período pretendido. Relacionar cada um ao documento e à finalidade contábil.
- Confirmar a contabilização no razão por identificador e valor. Examinar rejeições, falhas de validação e itens que permaneceram em estado intermediário após a aprovação.
- Verificar a solução posterior e a competência efetivamente usada. Antes de reenviar um lote, conferir se houve registro manual ou nova versão para evitar contabilização duplicada.
Os procedimentos são um ponto de partida. A seleção dos registros, o período e a extensão dos testes são definidos conforme o objetivo e os riscos do trabalho.
Documentos para organizar
Relação de lotes; aprovações; documentos de suporte; registros de erros; razão; versões substitutas e acompanhamento das pendências.
Exemplo ilustrativo
Exemplo ilustrativo: um lote de R$ 35 mil foi aprovado no último dia do mês, mas rejeitado porque faltava um centro obrigatório. O financeiro considera a tarefa concluída pela aprovação. A conciliação com o razão evidencia que o registro ainda não ocorreu e permite acompanhar a correção.
O que a análise pode entregar
A entrega pode apresentar lotes pendentes, aprovações sem contabilização e registros efetuados em período diferente do previsto. O relatório distingue preparo incompleto de falha na etapa de gravação.
Este recorte examina processos e registros. A emissão de opinião sobre demonstrações contábeis exige contratação e requisitos próprios.
Dúvida frequente
Reenviar todos os lotes pendentes é uma forma segura de resolver a diferença?
Não sem conferir o histórico. O mesmo fato pode ter sido registrado manualmente ou em outro lote. A recuperação exige identificar a versão válida e verificar sua presença no razão.
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Para avaliar uma proposta, informe o período, os sistemas utilizados, o volume aproximado de operações e a questão que precisa ser esclarecida. Escopo, prazo e honorários dependem dessas informações e da documentação disponível.
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Referência de consulta: CFC — Normas de Auditoria Interna.
Conteúdo técnico da Costa Nova Associados, republicado na CN Advisors. Datas e exemplos do material original foram preservados. O escopo e a responsabilidade por cada trabalho são definidos na contratação.
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