Viagens e prestação de contas
O adiantamento de viagem continua exigindo acompanhamento após a saída do dinheiro. A auditoria relaciona o valor entregue à prestação de contas, às despesas aceitas e à devolução do saldo. A baixa automática pelo término da viagem pode esconder diferenças ainda não justificadas.
Quando esse exame faz sentido
O exame é útil quando há novas liberações para pessoas com viagens antigas em aberto ou quando a prestação é feita em planilhas separadas do financeiro. O saldo deve ser reconhecível por pessoa e por viagem, com acesso restrito.
Roteiro de conferência
- Construir a movimentação de cada adiantamento, preservando data de liberação, identificação da viagem e pagamentos complementares. Não compensar viagens distintas sem vínculo e justificativa.
- Conferir documentos, aprovação e política aplicável às despesas apresentadas. Separar valores aceitos, recusados e ainda pendentes de esclarecimento, sem tratar envio do formulário como aprovação.
- Reconciliar devoluções e complementos com os extratos. Calcular o tempo em aberto a partir do marco previsto na política e verificar o acompanhamento das pendências.
Os procedimentos são um ponto de partida. A seleção dos registros, o período e a extensão dos testes são definidos conforme o objetivo e os riscos do trabalho.
Documentos para organizar
Solicitações; comprovantes de liberação; política de viagens; relatórios de despesas; aprovações; devoluções e razão dos adiantamentos.
Exemplo ilustrativo
Exemplo ilustrativo: foram adiantados R$ 3.000, dos quais R$ 2.450 foram aprovados como despesas e R$ 400 devolvidos. Restam R$ 150 a explicar. Um recibo enviado, mas não aprovado, deve aparecer como pendência, não como conciliação concluída.
O que a análise pode entregar
A entrega pode mostrar saldos por viagem, documentos faltantes, devoluções não vinculadas e liberações realizadas sem observar o tratamento de pendências previsto pela empresa.
Este recorte examina processos e registros. A emissão de opinião sobre demonstrações contábeis exige contratação e requisitos próprios.
Dúvida frequente
Uma nova viagem permite baixar automaticamente o saldo da anterior?
Não. Uma eventual compensação precisa manter a rastreabilidade das duas viagens e a aprovação pertinente. Sem isso, o saldo antigo pode desaparecer do relatório sem ter sido resolvido.
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Para avaliar uma proposta, informe o período, os sistemas utilizados, o volume aproximado de operações e a questão que precisa ser esclarecida. Escopo, prazo e honorários dependem dessas informações e da documentação disponível.
Contato: contato@cnassociados.com.br
Referência de consulta: CFC — Normas de Auditoria Interna.
Conteúdo técnico da Costa Nova Associados, republicado na CN Advisors. Datas e exemplos do material original foram preservados. O escopo e a responsabilidade por cada trabalho são definidos na contratação.
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